W trakcie pandemii praca zdalna zaczęła zyskiwać na coraz większej popularności. Pomimo spadku zagrożenia, wiele firm nie zdecydowało się wrócić do dawnej formy pracy biurowej. Dotyczy to również jednostek, które przeprowadzają audyty systemów zarządzania jakością, proponując możliwość zorganizowania audytu zdalnego. Czym właściwie jest audyt zdalny i w jakich sytuacjach może zostać on przeprowadzony?
Możliwość przeprowadzenia audytu zdalnego to także ogromne możliwości dla przedsiębiorstw, które prowadzą swoją działalność za granicą, a jednocześnie ich docelowy rynek znajduje się w zupełnie innym państwie. Uzyskanie certyfikacji, która wzbudziłaby zainteresowanie lokalnych klientów to szansa na większe zyski. Jednak aby do tego doszło, konieczne jest przeprowadzenie audytu zdalnego, który zweryfikuje, czy organizacja spełnia wszystkie wymogi.
Co to jest audyt zdalny?
W teorii audyt zdalny niczym nie różni się od tradycyjnego audytu przeprowadzanego przez jednostkę certyfikująca. W dalszym ciągu oceniana jest polityka firmy audytowanej, a także wdrożone procedury i procesy. Weryfikowane jest także zastosowanie się do wymogów stawianych przez międzynarodowe normy i w razie konieczności – proponowane rozwiązania mające na celu wykluczenie niezgodności. Dodatkowo audytorzy sprawdzają personel.
W praktyce jednak audyt zdalny wykorzystuje nowoczesne technologie cyfrowe do komunikacji. Za pomocą wideokonferencji lub specjalnie zaprojektowanych do tego programów, przeprowadzane są rozmowy i wywiady. W ten sposób audytor w krótkim czasie może uzyskać odpowiedzi na wszystkie pytania, które pojawiają się w trakcie weryfikacji organizacji.
Podczas audytu zdalnego, osoba sprawdzająca posiada także dostęp do wszystkich przygotowanych przez przedsiębiorstwo dokumentów. Przy wykorzystaniu technologii możliwe jest przeglądanie dokumentów online – najczęściej poprzez różnego rodzaju funkcję udostępniające ekran czy serwery zdalnie.
Kiedy przedsiębiorstwo może zdecydować się na audyt zdalny?
Obecnie nie ma żadnych wymogów, które regulowałyby sytuacje, gdzie audyt powinien zostać przeprowadzony zdalnie. Oznacza to, że każde przedsiębiorstwo, które z różnych powodów decyduje się na zlecenie audytu, może skorzystać z możliwości weryfikacji zdalnej za pośrednictwem telekonferencji Skype, Zoom czy Teams.
Możliwość zlecenia audytu zdalnego to świetne rozwiązanie dla organizacji, które swoją firmę prowadzą w znacznej odległości od wybranej jednostki przeprowadzającej audyty. Oznacza to, że jako przedsiębiorstwo nie są oni związani jedynie z regionalnymi jednostkami, a wręcz przeciwnie – mogą skorzystać z usług sprawdzonych, polecanych i najlepszych w swoim fachu specjalistą. Z takiej opcji korzysta wiele zagranicznych firm, szukających sposobu na wejście na inne rynki.
Najważniejsze informacje dotyczące audytów zdalnych
Audyt zdalny może zostać przeprowadzony w każdej branży – niezależnie od tego, czy dana firma posiada certyfikaty zarządzania jakością czy dopiero się o nie stara. Audyt ma za zadanie zweryfikowanie wszystkich najważniejszych kwestii związanych z prowadzeniem działalności tak, aby w efekcie firma prosperowała efektywniej i zgodnie z wymogami norm. Organizacje zyskują w ten sposób szansę na zwiększenie swojej konkurencyjności na rynku.
Zgodnie z wytycznymi MD4 wydanych przez IAF, audyt zdalny może zostać przeprowadzony jeśli dotyczy on jednej z wymienionych norm: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 22000.
Audyt zdalny krok po kroku
Każde przedsiębiorstwo, które kwalifikuje się do przeprowadzenia audytu zdalnego, powinien odpowiednio się do niego przygotować. Dzięki temu audyt zdalny przebiegnie bez większych opóźnień oraz komplikacji.
- W pierwszej kolejności należy odpowiednio wcześniej przygotować wszystkie niezbędne dokumenty i upewnić się, że są one potrzebne. Dokumenty muszę być także dostępne do natychmiastowego udostępnienia online.
- Każda firma, w której będzie przeprowadzany audyt zdalny, musi zapewnić szybkie łącze internetowe i niezbędne do komunikacji online urządzenia. Warto również wcześniej zweryfikować możliwość udostępnienia ekranu wielu osobom jednocześnie, które nie znajdują się w placówce.
- W dniu przeprowadzania audytu zdalnego wszyscy kluczowi pracownicy powinni być dostępni i przebywać w miejscu pracy bądź posiadać możliwość dołączenia do konferencji online.
- Z racji tego, że jedną z najważniejszych kwestii dotyczących audytu zdalnego jest bezpieczeństwo i poufność, konieczne będzie zapewnienie odpowiedniej sieci VPN.
Przed samym audytem warto wcześniej dopytać jednostkę audytująca o dokładne wytyczne, które umożliwią sprawne przeprowadzenie kontroli.
